Atliekų tvarkymo sektoriuje skaitmenizacija jau tapo standartu. Įmonės, eksploatuojančios sąvartynus, atliekų surinkimo aikšteles ar apdorojimo įrenginius, privalo užtikrinti tikslią apskaitą, atsekamumą ir atitiktį teisės aktams. Todėl kuriant ar renkantis atliekų apskaitos sistemą svarbu aiškiai žinoti, kokias funkcijas ji turi turėti.

Pirmiausia – pilnai automatizuota atliekų priėmimo ir perdavimo apskaita-žurnalas. Sistema turi gebėti integruotis su svėrimo įranga, automatiškai fiksuoti transporto priemonės atvykimo/išvykimo laiką, bruto ir neto svorius, atliekų kodus, kilmę bei kitus privalomus duomenis. Kuo mažiau rankinio įvedimo – tuo mažesnė klaidų rizika ir greitesnis klientų aptarnavimas.

Antra – atitikimas teisės aktams ir galimybė formuoti oficialias ataskaitas. Lietuvoje būtina suderinamumas su GPAIS bei duomenų teikimas į i.VAZ. Atliekų apskaitos programa turi gebėti generuoti žurnalus, suvestines ir duomenų rinkinius tokiu formatu, kuris tinkamas teikimui institucijoms, be papildomo rankinio apdorojimo.

Trečia – lankstūs klasifikatoriai ir savarankiškas administravimas. Atliekų kodai, kilmės savivaldybės, tvarkymo veiklos, įkainiai, klientų tipai – visa tai turi būti valdoma vartotojo, be programuotojo įsikišimo. Jei kiekvienas naujas atliekų kodas ar kainos pakeitimas reikalauja programavimo darbų, sistema tampa neefektyvi ir brangi eksploatuoti.

Ketvirta – finansinė integracija ir sąskaityba. Atliekų apskaitos sistema turi gebėti formuoti sąskaitas-faktūras, valdyti skirtingas serijas, perduoti duomenis į finansų valdymo sistemas (pvz., Microsoft Dynamics NAV) ir kontroliuoti klientų įsiskolinimus. Idealiu atveju, kainodara turi būti automatiškai parenkama pagal atliekų kodą, kilmę, klientų tipą ar objektą.

Penkta – procesų kontrolė ir limitų stebėsena. Sistema turi įspėti apie leidimuose nustatytų kiekių viršijimą, sutarčių limitų išnaudojimą ar vienu metu laikomų atliekų kiekio ribas. Tai ne tik vidaus kontrolės įrankis, bet ir rizikų valdymo priemonė, padedanti išvengti teisinių pažeidimų bei sankcijų.

Šešta – išsamios ataskaitos ir duomenų analizė. Moderni atliekų apskaitos programa turi leisti filtruoti, rūšiuoti ir eksportuoti duomenis į Excel, formuoti ataskaitas pagal klientus, atliekų rūšis, savivaldybes ar laikotarpius. Vadovybei svarbu matyti ne tik bendrus kiekius, bet ir tendencijas, maržas, apkrovas bei efektyvumo rodiklius.

Septinta – auditas ir duomenų saugumas. Visi duomenų pakeitimai turi būti fiksuojami: kas, kada ir ką redagavo. Taip pat būtina rezervinių kopijų sistema ir galimybė atstatyti duomenis. Atliekų apskaita – tai ne tik operaciniai duomenys, bet ir finansinė bei teisinė atsakomybė.

Galiausiai – atvira architektūra ir plėtros galimybės. Atliekų tvarkymo sektorius nuolat keičiasi: atsiranda nauji reikalavimai, integracijos, procesai. Todėl verta rinktis sistemą, kuri sukurta naudojant modernias technologijas, turi aiškų duomenų modelį ir gali būti toliau vystoma be esminio perprogramavimo.

Tinkamai suprogramuota atliekų apskaitos sistema tampa ne tik prievolės vykdymo įrankiu, bet ir strateginiu valdymo sprendimu – padedančiu optimizuoti procesus, mažinti rizikas ir didinti veiklos efektyvumą.